Une assistante efficace, l’arme secrète des grands dirigeants

« Pourquoi iriez-vous donner de gros salaires à vos managers, pour leur demander ensuite de faire eux-mêmes leurs réservations d’hôtel ? »

Voici, résumée en une formule choc, la thèse de l’Américaine Melba J.Duncan, dans un article paru en mai 2011 dans la très intéressante revue Harvard Business Review.

Je vous propose de découvrir les arguments de Melba J.Duncan dans son plaidoyer pour le métier d’assistante 

Des assistantes pour booster la productivité de l’encadrement

Compte tenu de leur différence de revenus, il suffit à une assistante de faire économiser à son dirigeant 5 heures par semaine pour être rentable. Or, une bonne assistante peut apporter beaucoup plus.

Cette plus-value se retrouve aussi à des niveaux moins élevés. Des managers qui bénéficient des services d’une assistante boostent leur productivité.

Cela se vérifie également dans le cas de managers nouvellement embauchés à qui une assistante expérimentée peut être d’une grande aide. Elle peut jouer auprès d’eux un véritable rôle de mentor en les aidant à comprendre la culture de l’entreprise et les comportements attendus dans l’entreprise.

Le visage humain de l’entreprise

L’assistante qui comprend vraiment son rôle donne un visage humain à l’entreprise.

Calmer un manager qui s’énerve, éviter une crise en reformulant un mail mal rédigé, tranquilliser un client inquiet, résoudre un problème ressources humaines…, le tout en une heure et sans déranger le patron !!! Microsoft et ses logiciels ne pourront jamais rivaliser !.

Une collaboration réussie : une responsabilité partagée

Une collaboration réussie résulte de la rencontre de deux volontés :

  • Celle du manager de déléguer une partie de sa charge de travail à son assistante,
  • Celle de l’assistante de sortir de sa zone de confort pour assumer de nouvelles responsabilités.

Une condition importante de cette réussite est que l’assistante dispose de l’autorité nécessaire vis-à-vis du reste de l’entreprise. Pour cela, le manager doit la positionner clairement comme telle.

Recruter la bonne assistante

À en croire l’expérience de recruteur de Melba J.Duncan, recruter la bonne assistante n’est pas si facile.

Une assistante efficace comprend les besoins inexprimés et les particularités des personnes avec qui elle travaille. Elle fait preuve d’intelligence émotionnelle, comprend à demi-mot et réagit avec pertinence.